Toma de Inventario de Activos Fijos
Hacemos una toma parcial o completa de los activos fijos de forma rápida y segura. Nuestra experiencia nos permite ofrecer la mejor metodología para la toma física de los activos y la optimización por medio de la tecnología, lo que permite la trazabilidad y control de cada activo.La toma de los activos fijos se hace bajo los estándares de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y los criterios de los entes de control como La Contraloría para las entidades públicas.
¿Qué es la toma de inventarios?
La toma o levantamiento consiste en la verificación visual de la existencia del activo, ya sea mueble o inmueble. En este proceso se recopilan los datos específicos del objeto (activo), como: tipo de activo, marca, año, responsable, etc. Este proceso lo acompaña la toma fotográfica, localización en tiempo real y responsables de la toma por parte del equipo de CyH.
¿Cuál es el Procedimiento?
1. Planeación
Esta etapa se divide en actividades que permiten que el la toma física del inventario de activos sea mas expedita. Este proceso es diferente en cada caso, sin embargo las actividades que deben estar son:
- Visita inicial al espacio físico donde se encuentran los activos.
- Asignación del responsable del contrato.
- Presentación del equipo de CyH.
- Reunión de coordinación
- Agendamiento de las áreas donde se realizara la toma de inventario.
- Definición de centros de costos, ubicaciones y áreas.
- Definición de la HV final del activo.
- Entrega del listado de activos fijos en contabilidad. Esto en el caso de que exista.
2. Toma o levantamiento de inventario de activos fijos:
Este el es proceso principal, y al igual que el anterior es diferente en cada caso, pero tienen en común los siguientes pasos:
- Visita al espacio físico (área) agendado previamente, en la medida de lo posible con el encargado del área. (ej: tesorería con su respectivo responsable, Bodega con el jefe de planta)
- Toma del activo a través de la aplicación. Esta incluye, foto, área, ubicación (GPS), responsable, centro de costo, etc.
3. Conciliación contable:
este como su nombre lo indica es el proceso en el que se compara y concilia los activos encontrados, su estado, ubicación y centro de costos, con el área de contabilidad.
4. Informe final:
En este informe se entregan los hallazgos y recomendaciones del manejo de activos bajo las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y los criterios de los entes de control como La Contraloría para las entidades públicas.
¿Cuáles son los entregables?
- Hoja de vida de cada activo.
- Placas físicas en los activos a los que aplique.
- Base de datos de la toma de activos.
- Conciliación del los activos entre la toma real y los datos contables, en el caso en el que aplique.
- Migración de la base de datos del inventario actualizado a los diferentes sistemas operativos corporativos, en los casos en los que aplique.
Contingencias
En el caso de la toma de inventarios el principal problema que se presenta es la conciliación contable. En esta paso es donde se deben tener claras las políticas de Activos Fijos de la empresa, aquí es donde se activan, dan de baja o asigna valor a los activos. Para lo anterior es clave tener la política en concordancia con la legislación aplicable y las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
¿Cuánto tiempo tarda?
El tiempo estimado de este trabajo es directamente proporcional a la cantidad de activos a inventariar. La toma de inventario puede durar de 3 a 10 minutos por activo dependiendo el activo. Sin embargo, donde se puede ir la mayor parte del tiempo es en la conciliación con el área contable.
